Bel mij terug > Bel ons: +31 (0) 20 2050333

Gebruikershandleiding maken

 

U overweegt een gebruikershandleiding te maken?

Wellicht spelen de volgende vragen:

 

  • Is een gebruikershandleiding verplicht?
  • Wat moet er in een gebruikershandleiding?
  • Hoe kan ik een gebruikershandleiding maken?

Uw gebruikershandleiding uitbesteden? Vraag direct een offerte aan >


Gebruikershandleiding maken?


U bent voor veel machines, producten en installaties verplicht om er een gebruikershandleiding (information for use in het Engels) bij te leveren. Wilt u weten waarom deze verplichting geldt en of dit ook op uw product van toepassing is? Wilt u weten hoe weten hoe u vervolgens een gebruikershandleiding kunt maken


Allereerst is het goed om te weten dat de verplichting een gebruikershandleiding bij een product te leveren te maken met productveiligheid. Op Europees niveau worden afspraken gemaakt over productveiligheid, om zo de veiligheid van alle gebruikers die met het product in aanraking komen te waarborgen: producenten worden verplicht om producten op de markt te brengen die aan het algemeen veiligheidsvereiste voldoen

 

Gebruikershandleiding maken verplicht?

 

Hiertoe dient de producent of de importeur (importeurs van producten buiten de EU worden juridisch gezien als producent) zorgt te dragen voor het verstrekken van alle nodige inlichtingen met betrekking tot het product.  De gebruiker moet aan de hand van die inlichtingen de risico’s van het product kunnen beoordelen. Aan een zendmast zijn hele andere risico’s verbonden dan aan een knuffelbeer. Daarom zijn de afspraken over producten in verschillende productgroepen ingedeeld. De afspraken en verplichtingen zijn en worden vastgelegd in de Europese Nieuwe Aanpak Richtlijnen (new approach). Alle landen die lid zijn van de Europese Economische Ruimte (EER: de Europese Unie plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland) worden verplicht om de richtlijnen om te zetten naar nationale wetgeving. De individuele Europese lidstaten zijn verplicht om deze richtlijnen in hun wetgeving op te nemen. Voorbeelden van productgroepen die hierop te vinden zijn, zijn persoonlijke beschermingsmiddelen, liften, explosieven, cosmetica, machines en speelgoed. Voor producten die vallen binnen een van de productgroepen uit de Europese Nieuwe Aanpak Richtlijnen is het verplicht om CE-markering aan te brengen op het product. Als u CE-markering op het product aanbrengt verklaart u als producent dat het product conform de geldende richtlijnen binnen de EER is. Hierdoor mag het product vrij worden verhandeld, waardoor het doel van de markering tweeledig is: het stimuleert de vrije handel tussen de diverse Europers landen en het stimuleert een veillig gebruik.

 

Wanneer moet ik een gebruikershandleiding maken?

 

Voordat u een gebruikershandleiding gaat maken dienen een aantal zaken eerst gedaan te zijn. Zorg ervoor dat u allereerst het product gedefinieerd heeft. Hierbij dient het bedoelde en onbedoelde gebruik te worden bepaald en dient er een risicobeoordeling te zijn uitgevoerd. Zorg dat u weet welke richtlijnen van toepassing zijn op uw product. Ga vervolgens na of uw product verplicht gekeurd moet worden. Dit kunt u doen door contact op te nemen met een keuringsinstantie. Let op: niet iedere keuringsinstantie voert keuringen voor alle producten uit. Ook kan het zijn dat u voor bepaalde keuringen in het buitenland moet zijn. Enkele bekende keuringsinstanties zijn KEMA, TNO en GASTEC.

 

Zorg er ook voor dat u de veiligheidsaspecten in offertes en inkoopovereenkomsten beschrijft. De specificaties van het product dienen bepaald te worden, evenals de toegepaste normen. Normen hangen als het ware onder de richtlijnen en beschrijven hoe de eisen uit de richtlijn technisch gerealiseerd kunnen worden. De specificaties en toegepaste normen dienen in een Technisch Constructie Dossier (TCD) te worden bewaard. Vervolgens kan het product ‘verkoopklaar’ worden gemaakt door het te gaan (door)ontwikkelen, assembleren en/ of inkooponderdelen in te kopen. Alle technische (technische) tekeningen, (electrische) schema’s en berekeningen dienen ook aan het TCD te worden toegevoegd. De  inkooponderdelen dienen gecontroleerd te worden op volledigheid van documentatie en verklaringen. Alle meetrapporten, instructies specificaties, verklaringen e.d. van deze inkooponderdelen dienen ook in het TCD te worden bewaard. Toets vervolgens zelf of, indien dit gewenst of verplicht is, met behulp van de juiste keuringsinstantie het product. Alle verworven certificaten, testresultaten en andere uitkomsten voegt u ook aan het TCD toe. Nu bent u op het punt aangekomen dat u een de handleiding kan gaan (laten) maken.


NEN5509

 

Een norm die het minimum aan eisen beschrijft voor een goede Nederlandse gebruikershandleiding is de NEN5509. Controleer via de richtlijnen en aan de hand van uw exportlanden wat de richtlijnen aan eisen stellen met betrekking tot het vertalen van de gebruikershandleiding.  Tot slot dient u de conformiteitsverklaring op te stellen. Bewaar zowel een kopie van deze verklaring als een kopie van de handleiding eveneens in het TCD. Breng de CE-markering aan op uw product en u bent klaar.

 

Wat moet er in een gebruikershandleiding?

 

Onderstaande opsomming komt min of meer uit de NEN5509 en geeft een overzicht van de onderwerpen die minimaal in een gebruikershandleiding aan bod dienen te komen:

  • Technische specificaties
  • Voorzorgsmaatregelen en veiligheidsinstructies
  • Beschrijving van het product; samenstelling van het product
  • Montage, installatie, ingebruikname
  • Beschrijving van de bediening, wijze van gebruik
  • Onderhoud en onderhoudsschema
  • Buitenbedrijfstelling
  • Demontage, sloop, opslag en transport
  • Storingen en reparatie
  • Milieu
  • Afdanken

 

Waarmee kan ik een gebruikershandleiding maken?

 

Het maken van een gebruikershandleiding kan in principe met diverse software-pakketten. Uw bedrijfssituatie bepaalt welke software het meest geschikt is. Met behulp van een tekstverwerker, zoals Microsoft Word, is het mogelijk op een eenvoudige manier een gebruikershandleiding te schrijven en maken. Voor een professionelere ‘look & feel’ wordt vaak Adobe InDesign gebruikt. Dit biedt ook mogelijkheden om een en ander in de opmaak te automatiseren met behulp van XML. Ook Adobe FrameMaker wordt nog veelvuldig gebruikt voor het samenstellen van, meestal complexere en uitgebreide, documentatie. Ook bestaat er de mogelijkheid te werken met contentmanagementsystemen (CMS) en online editing software. Dergelijke software is met name behulpzaam bij de productie van zware documenten, waarbij meerdere mensen betrokken zijn. Er zijn standaard pakketten in de markt verkrijgbaar, maar vaak is het raadzaam deze pakketten uit te breiden op basis van specifieke eisen en wensen of geheel eigen software te ontwikkelen.

 


Wilt u ook uw handleiding door ons laten maken? Vraag direct een offerte aan >


Bel mij terug > Bel ons: +31 (0) 20 2050333

Heeft u vragen omtrent onze diensten? Wij beantwoorden uw vragen graag persoonlijk.